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Product Compliance Management System

Product Compliance und sein Management verlangen nach System. Die daraus resultierende Transparenz und klare Struktur lohnen sich in vielerlei Hinsicht: Sie minimieren Fehl- und Mehrfachleistungen, stellen die richtigen Informationen am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt zur VerfĂŒgung, demonstrieren Kompetenz an externe Marktpartner und gewĂ€hrleisten vor allem, dass Sie marktfĂ€hige Produkte auf den europĂ€ischen Markt bringen.

Beim Aufbau eines solchen Product Compliance Systems betrachten wir sieben Teilbereiche, die ineinander verzahnt am Ende ein reibungsloses System im Unternehmen bilden.




Product Compliance System Teilbereiche

Rechtskataster

Alles, was Recht ist!

Rechtssicher und rechtskonform agieren kann nur der, der alle relevanten Gesetze und Verordnungen kennt und sie in der aktuell gĂŒltigen Version anwendet. Das ist bei einem Produkt oder einer Produktgruppe ĂŒberschaubar. Es wird jedoch sehr komplex, wenn das Sortiment viele verschiedene Warengruppen besitzt.

Egal, wie breit Ihr Sortiment ist, ein Rechtskataster ist ein unentbehrliches Hilfsmittel. Es ist wertvolle Orientierung nach innen und Signal an die Behörden, dass der Stellenwert der Product Compliance erkannt ist. Bei der Erstellung gehen wir ĂŒber die grundlegenden Anforderungen der ISO 14001 : 2015 hinaus. ZunĂ€chst kategorisieren wir die Produkte in Warengruppen und stellen die relevanten gesetzlichen Regelungen, LeitfĂ€den, Normen sowie internen Vorschriften fĂŒr die entsprechenden Warengruppen zusammen. Dabei beziehen wir auch Inhaltsstoffe, Kennzeichnung, Begleitdokumente, Verpackung und Transportvorschriften mit ein.

Nur regelmĂ€ĂŸige Kontrolle schĂŒtzt

Einmal erstellt, muss das Rechtskataster in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden kontrolliert und aktualisiert werden. Wir ĂŒbernehmen das fĂŒr unsere Kunden und stellen damit sicher, dass die neuesten Regelungen Anwendungen finden.

Ein aktuelles Rechtskataster entbindet nicht von der Verantwortung, die festgehaltenen Regelungen umzusetzen, im Unternehmen bekannt zu machen und rechtskonforme Handlungen vorzunehmen! Wir leiten daher aus dem Rechtskataster detaillierte, produkt- und unternehmensspezifische Handlungsanweisungen ab und weisen unsere Kunden frĂŒhzeitig auf neue Gesetze oder Novellen bestehender Regelungen hin.




Product Compliance System Teilbereiche

Pflichtenheft

Nach allen Regeln der Compliance

Alle Rechtsvorschriften bedingen spezifische AktivitĂ€ten fĂŒr Produkt und Unternehmen. Je komplexer Produkt und Wertschöpfungskette sind, desto vielfĂ€ltiger sind die Pflichten und desto höher ist auch das Fehlerpotenzial.

Mitarbeiter benötigen daher ein VerstĂ€ndnis fĂŒr den Gesamtprozess, aber auch Detailwissen zur AusfĂŒhrung einzelner TĂ€tigkeiten.

Diese Aufgabe leisten detaillierte Pflichtenhefte fĂŒr Ihre Mitarbeiter. Sie beschreiben umfassend, durch wen und wann welche AktivitĂ€ten durchgefĂŒhrt, welche Informationen und Nachweise beschafft und wie diese im Prozess weitergegeben werden. Wir sind bei der Formulierung der Anweisungen behilflich, ĂŒbernehmen die vollstĂ€ndige Erstellung und schulen auf Wunsch auch das Team in der Anwendung der Pflichtenhefte.




Product Compliance System Teilbereiche

Prozessimplementierung

Die Implementierung eines Product Compliance Management-Systems setzt voraus, dass alle notwendigen Prozesse, Strukturen und Daten bekannt und verfĂŒgbar sind.

Entscheidend fĂŒr das Einhalten der Product Compliance sind dann das VerknĂŒpfen von Informationen sowie das Auslösen spezifischer innerbetrieblicher VorgĂ€nge: z. B. Beantwortung von SVHC- Anfragen, BeifĂŒgen von speziellen KonformitĂ€tserklĂ€rungen oder Update eines EU-Sicherheitsdatenblatts.

Oftmals sind die notwendigen AblĂ€ufe sogar im Unternehmen vorhanden, aber nicht als solche erkannt. Wir spĂŒren zusammen mit Ihnen die entsprechenden AblĂ€ufe auf, legen sie fest und verknĂŒpfen sie dann mit den notwendigen Informationen.




Product Compliance System Teilbereiche

Dokumentation

Fit fĂŒr den Datenfluss

Verschiedene rechtliche Grundlagen, wie zum Beispiel das Produktsicherheitsgesetz oder die REACH-Verordnung, bedingen schon fĂŒr „einfache“ Produkte komplexe VorgĂ€nge. Eine Flut von Dokumenten entsteht bereits entlang der Lieferkette. Diese Dokumente sind nicht nur haftungsbegrĂŒndend oder Basis fĂŒr weitere Nachweise, sie mĂŒssen auch stets aktuell gehalten und bei Bedarf an Kunden oder Behörden weitergegeben werden.

Personal und IT-Struktur kommen hĂ€ufig mit dem außerordentlichen Dokumentationsaufwand an die Grenzen der Belastbarkeit. Oftmals kann man die diesbezĂŒglichen administrativen VorgĂ€nge verschlanken und standardisieren und damit Strukturen entlasten. Gemeinsam mit unserem Kunden identifizieren wir die wirklich notwendigen Daten, entwickeln die richtige Dokumentenform und helfen beim Aufbau eines sicheren Ablagesystems.




Product Compliance System Teilbereiche

Kommunikation

Nicht groß Daten machen

Das Unternehmen ist ein Kanal wirtschaftlicher und qualitĂ€tstechnischer Daten: Auf der einen Seite fließen Informationen Ihrer Lieferanten oder externer Dienstleister in Ihre Organisation hinein, auf der anderen Seite fließen Informationen an Kunden oder Behörden ab.

Um Kunden- oder Behördenanfragen fristgerecht, vollstÀndig und sachkundig beantwortet zu können, ist zweierlei notwendig: Die Datensammlung muss bei den Lieferanten oder externen Dienstleistern vollstÀndig und einheitlich erfolgen und Datenredundanzen vermeiden. Die Datenabgabe muss in konformer, standardisierter Form erfolgen und damit den Bearbeitungsaufwand reduzieren.

Wir helfen, die Kommunikation an beiden Schnittpunkten zu bĂŒndeln und zu organisieren. Wir entwickeln nach Ihren Prozessen standardisierte Fragebögen und Antwortschreiben und helfen bei der Festlegung der Kommunikationswege. In ProblemfĂ€llen ĂŒbernehmen unsere geschulten Mitarbeiter auch die fachliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Behörden.




Product Compliance System Teilbereiche

Monitoring

Schauen, wo's lang geht

Jedes funktionierende System lebt und verĂ€ndert sich - mal mehr, mal weniger stark. Schwachstellen im System sind möglicherweise vorhanden oder entwickeln sich langsam im Laufe der Zeit – durch die handelnden Personen, durch neue interne AblĂ€ufe oder gesetzliche Änderungen. FĂŒr involvierte Mitarbeiter ist es oftmals schwer, die Schwachstellen als solche zu identifizieren und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen. Das birgt Risiken fĂŒr das Unternehmen. Um diesen entgegenzuwirken, empfehlen wir ein turnusmĂ€ĂŸiges Monitoring der Unternehmensprozesse.

Ein effektives Monitoring betrachtet sowohl interne als auch externe Prozesse. Wichtigste Handlungsanweisungen sowie der Wissensstand der Mitarbeiter gehören zu jedem wiederkehrenden Audit. Die aufgedeckten Schwachstellen werden anschließend durch entsprechende Anpassungen beseitigt.

Wichtigste externe Monitoringmaßnahme ist die kontinuierliche Beobachtung der GesetzgebungsaktivitĂ€ten, um frĂŒhzeitig auf mögliche Änderungen der Rahmenbedingungen reagieren zu können. Hier sind wir ĂŒber unsere Verbandsarbeit sowie unser Netzwerk stets bestens informiert. Als weitere externe Maßnahme fĂŒhren wir eine Begutachtung von Produkten in Form unseres Quick Check durch. Die Kunden erhalten darĂŒber einen Bericht sowie einen Maßnahmenkatalog zur Ergebnisoptimierung.




Product Compliance System Teilbereiche

Risikoabsicherung

Mit KomplexitĂ€t der Organisation steigt das Risiko eines Schadensfalls – denn jedes System ist so stark wie ihr schwĂ€chster Baustein. Die Kosten fĂŒr eine RĂŒckrufaktion oder MĂ€ngelbeseitigung können ein Unternehmen in die Insolvenz fĂŒhren. DarĂŒber hinaus hat der Gesetzgeber in den letzten Jahren Geldstrafen fĂŒr VerstĂ¶ĂŸe massiv erhöht und sogar Haftstrafen fĂŒr die verantwortlichen GeschĂ€ftsfĂŒhrer und VorstĂ€nde vorgesehen.

Daher ist die Absicherung des Unternehmens sowie der verantwortlichen Personen von Ă€ußerster Wichtigkeit. Eine genaue Analyse des Unternehmens und des Risikopotenzials sowie ein Abgleich mit verschiedenen Versicherern unabdingbar.

FĂŒr diesen Fall bedienen wir uns der Leistungen unseres versicherungsunabhĂ€ngigen Kooperationspartners oder verweisen unsere Kunden direkt dorthin. Wir empfehlen auch, bereits lĂ€nger geltende VertrĂ€ge nach den neuesten gesetzlichen Regelungen ĂŒberprĂŒfen zu lassen, um eine Unterdeckung oder veraltete RisikoeinschĂ€tzung zu vermeiden.

Dokumente, wie Allgemeine GeschĂ€ftsbedingungen oder andere Vertragswerke, sollten regelmĂ€ĂŸig geprĂŒft werden. Auch hier können wir Ihnen die Leistungen einer spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei empfehlen.

Dokumentation

Fit fĂŒr den Datenfluss

Verschiedene rechtliche Grundlagen, wie zum Beispiel das Produktsicherheitsgesetz oder die REACH-Verordnung, bedingen schon fĂŒr „einfache“ Produkte komplexe VorgĂ€nge. Eine Flut von Dokumenten entsteht bereits entlang der Lieferkette. Diese Dokumente sind nicht nur haftungsbegrĂŒndend oder Basis fĂŒr weitere Nachweise, sie mĂŒssen auch stets aktuell gehalten und bei Bedarf an Kunden oder Behörden weitergegeben werden.

Personal und IT-Struktur kommen hĂ€ufig mit dem außerordentlichen Dokumentationsaufwand an die Grenzen der Belastbarkeit. Oftmals kann man die diesbezĂŒglichen administrativen VorgĂ€nge verschlanken und standardisieren und damit Strukturen entlasten. Gemeinsam mit unserem Kunden identifizieren wir die wirklich notwendigen Daten, entwickeln die richtige Dokumentenform und helfen beim Aufbau eines sicheren Ablagesystems.