Product Compliance Management System
Product Compliance und sein Management verlangen nach System. Die daraus resultierende Transparenz und klare Struktur lohnen sich in vielerlei Hinsicht: Sie minimieren Fehl- und Mehrfachleistungen, stellen die richtigen Informationen am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung, demonstrieren Kompetenz an externe Marktpartner und gewährleisten vor allem, dass Sie marktfähige Produkte auf den europäischen Markt bringen.
Beim Aufbau eines solchen Product Compliance Systems betrachten wir sieben Teilbereiche, die ineinander verzahnt am Ende ein reibungsloses System im Unternehmen bilden.
Rechtskataster
Alles, was Recht ist!
Rechtssicher und rechtskonform agieren kann nur der, der alle relevanten Gesetze und Verordnungen kennt und sie in der aktuell gültigen Version anwendet. Das ist bei einem Produkt oder einer Produktgruppe überschaubar. Es wird jedoch sehr komplex, wenn das Sortiment viele verschiedene Warengruppen besitzt.
Egal, wie breit Ihr Sortiment ist, ein Rechtskataster ist ein unentbehrliches Hilfsmittel. Es ist wertvolle Orientierung nach innen und Signal an die Behörden, dass der Stellenwert der Product Compliance erkannt ist. Bei der Erstellung gehen wir über die grundlegenden Anforderungen der ISO 14001 : 2015 hinaus. Zunächst kategorisieren wir die Produkte in Warengruppen und stellen die relevanten gesetzlichen Regelungen, Leitfäden, Normen sowie internen Vorschriften für die entsprechenden Warengruppen zusammen. Dabei beziehen wir auch Inhaltsstoffe, Kennzeichnung, Begleitdokumente, Verpackung und Transportvorschriften mit ein.
Nur regelmäßige Kontrolle schützt
Einmal erstellt, muss das Rechtskataster in regelmäßigen Abständen kontrolliert und aktualisiert werden. Wir übernehmen das für unsere Kunden und stellen damit sicher, dass die neuesten Regelungen Anwendungen finden.
Ein aktuelles Rechtskataster entbindet nicht von der Verantwortung, die festgehaltenen Regelungen umzusetzen, im Unternehmen bekannt zu machen und rechtskonforme Handlungen vorzunehmen! Wir leiten daher aus dem Rechtskataster detaillierte, produkt- und unternehmensspezifische Handlungsanweisungen ab und weisen unsere Kunden frühzeitig auf neue Gesetze oder Novellen bestehender Regelungen hin.
Pflichtenheft
Nach allen Regeln der Compliance
Alle Rechtsvorschriften bedingen spezifische Aktivitäten für Produkt und Unternehmen. Je komplexer Produkt und Wertschöpfungskette sind, desto vielfältiger sind die Pflichten und desto höher ist auch das Fehlerpotenzial.
Mitarbeiter benötigen daher ein Verständnis für den Gesamtprozess, aber auch Detailwissen zur Ausführung einzelner Tätigkeiten.
Diese Aufgabe leisten detaillierte Pflichtenhefte für Ihre Mitarbeiter. Sie beschreiben umfassend, durch wen und wann welche Aktivitäten durchgeführt, welche Informationen und Nachweise beschafft und wie diese im Prozess weitergegeben werden. Wir sind bei der Formulierung der Anweisungen behilflich, übernehmen die vollständige Erstellung und schulen auf Wunsch auch das Team in der Anwendung der Pflichtenhefte.
Prozessimplementierung
Die Implementierung eines Product Compliance Management-Systems setzt voraus, dass alle notwendigen Prozesse, Strukturen und Daten bekannt und verfügbar sind.
Entscheidend für das Einhalten der Product Compliance sind dann das Verknüpfen von Informationen sowie das Auslösen spezifischer innerbetrieblicher Vorgänge: z. B. Beantwortung von SVHC- Anfragen, Beifügen von speziellen Konformitätserklärungen oder Update eines EU-Sicherheitsdatenblatts.
Oftmals sind die notwendigen Abläufe sogar im Unternehmen vorhanden, aber nicht als solche erkannt. Wir spüren zusammen mit Ihnen die entsprechenden Abläufe auf, legen sie fest und verknüpfen sie dann mit den notwendigen Informationen.
Dokumentation
Fit für den Datenfluss
Verschiedene rechtliche Grundlagen, wie zum Beispiel das Produktsicherheitsgesetz oder die REACH-Verordnung, bedingen schon für „einfache“ Produkte komplexe Vorgänge. Eine Flut von Dokumenten entsteht bereits entlang der Lieferkette. Diese Dokumente sind nicht nur haftungsbegründend oder Basis für weitere Nachweise, sie müssen auch stets aktuell gehalten und bei Bedarf an Kunden oder Behörden weitergegeben werden.
Personal und IT-Struktur kommen häufig mit dem außerordentlichen Dokumentationsaufwand an die Grenzen der Belastbarkeit. Oftmals kann man die diesbezüglichen administrativen Vorgänge verschlanken und standardisieren und damit Strukturen entlasten. Gemeinsam mit unserem Kunden identifizieren wir die wirklich notwendigen Daten, entwickeln die richtige Dokumentenform und helfen beim Aufbau eines sicheren Ablagesystems.
Kommunikation
Nicht groß Daten machen
Das Unternehmen ist ein Kanal wirtschaftlicher und qualitätstechnischer Daten: Auf der einen Seite fließen Informationen Ihrer Lieferanten oder externer Dienstleister in Ihre Organisation hinein, auf der anderen Seite fließen Informationen an Kunden oder Behörden ab.
Um Kunden- oder Behördenanfragen fristgerecht, vollständig und sachkundig beantwortet zu können, ist zweierlei notwendig: Die Datensammlung muss bei den Lieferanten oder externen Dienstleistern vollständig und einheitlich erfolgen und Datenredundanzen vermeiden. Die Datenabgabe muss in konformer, standardisierter Form erfolgen und damit den Bearbeitungsaufwand reduzieren.
Wir helfen, die Kommunikation an beiden Schnittpunkten zu bündeln und zu organisieren. Wir entwickeln nach Ihren Prozessen standardisierte Fragebögen und Antwortschreiben und helfen bei der Festlegung der Kommunikationswege. In Problemfällen übernehmen unsere geschulten Mitarbeiter auch die fachliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Behörden.
Monitoring
Schauen, wo's lang geht
Jedes funktionierende System lebt und verändert sich - mal mehr, mal weniger stark. Schwachstellen im System sind möglicherweise vorhanden oder entwickeln sich langsam im Laufe der Zeit – durch die handelnden Personen, durch neue interne Abläufe oder gesetzliche Änderungen. Für involvierte Mitarbeiter ist es oftmals schwer, die Schwachstellen als solche zu identifizieren und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen. Das birgt Risiken für das Unternehmen. Um diesen entgegenzuwirken, empfehlen wir ein turnusmäßiges Monitoring der Unternehmensprozesse.
Ein effektives Monitoring betrachtet sowohl interne als auch externe Prozesse. Wichtigste Handlungsanweisungen sowie der Wissensstand der Mitarbeiter gehören zu jedem wiederkehrenden Audit. Die aufgedeckten Schwachstellen werden anschließend durch entsprechende Anpassungen beseitigt.
Wichtigste externe Monitoringmaßnahme ist die kontinuierliche Beobachtung der Gesetzgebungsaktivitäten, um frühzeitig auf mögliche Änderungen der Rahmenbedingungen reagieren zu können. Hier sind wir über unsere Verbandsarbeit sowie unser Netzwerk stets bestens informiert. Als weitere externe Maßnahme führen wir eine Begutachtung von Produkten in Form unseres Quick Check durch. Die Kunden erhalten darüber einen Bericht sowie einen Maßnahmenkatalog zur Ergebnisoptimierung.
Risikoabsicherung
Mit Komplexität der Organisation steigt das Risiko eines Schadensfalls – denn jedes System ist so stark wie ihr schwächster Baustein. Die Kosten für eine Rückrufaktion oder Mängelbeseitigung können ein Unternehmen in die Insolvenz führen. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber in den letzten Jahren Geldstrafen für Verstöße massiv erhöht und sogar Haftstrafen für die verantwortlichen Geschäftsführer und Vorstände vorgesehen.
Daher ist die Absicherung des Unternehmens sowie der verantwortlichen Personen von äußerster Wichtigkeit. Eine genaue Analyse des Unternehmens und des Risikopotenzials sowie ein Abgleich mit verschiedenen Versicherern unabdingbar.
Für diesen Fall bedienen wir uns der Leistungen unseres versicherungsunabhängigen Kooperationspartners oder verweisen unsere Kunden direkt dorthin. Wir empfehlen auch, bereits länger geltende Verträge nach den neuesten gesetzlichen Regelungen überprüfen zu lassen, um eine Unterdeckung oder veraltete Risikoeinschätzung zu vermeiden.
Dokumente, wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder andere Vertragswerke, sollten regelmäßig geprüft werden. Auch hier können wir Ihnen die Leistungen einer spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei empfehlen.